Upphandlingsprocessen bygger på de förutsättningar som kommunen beslutar om.Processen kan delas in i tre delar:
1. Utformning av förfrågningsunderlag
2. Anbudsinfordran, kvalificering och utvärdering av anbud
3. Antagande av entreprenör/leverantör
1. Förfrågningsunderlaget
Förfrågningsunderlaget är det material som anbudsgivaren får av kommunen.
Förfrågningsunderlag skall:
- ge en objektiv och allsidig information om förutsättningarna för upphandlingen.
- innehålla samtliga uppgifter som anbudsgivaren behöver för att kunna lägga anbud.
- ange vilka krav som ställs på anbudsgivaren samt på vilka grunder som anbuden kommer att utvärderas. De krav som ställs skall vara tydliga och mätbara. Vid upphandlingar är det inte alltid priset som är avgörande vid anbudsprövningen. Enligt LOU kan antingen det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga eller det anbud som har lägst anbudspris antas. Vid tjänsteupphandlingar väljs oftast alternativet det ekonomiskt mest fördelaktiga. Det alternativet gör det möjligt att pröva anbuden med hänsyn till utvärderingskriterier som:
- personal kompetens
- erfarenhet
- pris
- miljö
- referenser
Kriterierna skall anges i förfrågningsunderlaget.
2. Anbudsinfordran, kvalificering och utvärdering av anbud
När anbudstiden löpt ut sker en utvärdering av anbuden. Den sker oftast i två steg. Först sker en prövning av om anbudsgivaren uppfyller de allmänna krav som uppställs i kvalificeringsfasen. Därefter sker utvärdering av anbud.
Kvalificeringsfasen kan innehålla följande:
1. Kontroll av att anbudsgivaren har betalt skatter, socialförsäkringsavgifter m.m..
2. Prövning av finansiell och ekonomisk ställning, företagskompetens m.m..
3. Prövning av metoder, organisation, arbetsformer m.m..
För de anbudsgivare som uppfyller kraven i kvalificeringsfasen görs en anbudsutvärdering.
Utvärdering sker om alternativet det ekonomiskt mest fördelaktiga valts utifrån de i förfrågningsunderlaget angivna utvärderingskriterier (exempel under p.1). Hänsyn får inte tas till annat än vad som angivits. Kriterierna skall i normalfallet rangordnas i förfrågningsunderlaget samt viktas. Principerna för viktning i form av poängsättning bör också framgå.
Har alternativet lägsta pris valts antas den anbudsgivare som klarat kvalificerings-fasen och avgivit lägsta pris.
3. Antagande av entreprenör/leverantör
Det anbud som sammantaget får högsta poäng utifrån de olika kriterierna (eller lägsta pris) antas. Med antagen entreprenör/leverantör tecknar kommunen avtal. Avtalet får inte innehålla andra villkor än vad som angivits i förfrågnings-underlaget.
Ovanstående beskrivning av upphandlingsprocessen är mycket förenklad.
