Upphandling och inköp

Bärbar dator och ritningar.

Offentlig upphandling är grunden för att den offentliga sektorns inköp och affärer skall skötas på ett sätt som främjar konkurrens och motverkar korruption.

Affärsmässighet i inköps- och upphandlingsarbetet

Grunddokumentet innehåller fyra honnörsord som skall vara vägledande för alla beslutsfattare i samband med upphandlingsarbetet. Varje begrepp kräver ett antal aktiviteter och förhållningssätt för att kraven skall kunna uppnås.

Den första viktiga frågan är: Behöver köpet överhuvudtaget göras?

Om svaret är ja: Gör rätt från början, tänk affärsmässigt i alla situationer.

Krav för affärsmässighet är att all personal i kommunen som handlägger upphandlings- och inköpsbeslut skall följa fyra honnörsord.

Tillvarata konkurrens

  • Utnyttja att det finns ett flertal leverantörer.
  • Vara lojal mot kommunen och därmed skattebetalarna , såväl som mot anbudsgivarna och leverantörerna.
  • Ha god kännedom om marknaden.

Agera objektivt

  • Ta aldrig ovidkommande hänsyn i arbetet.
  • Var alltid saklig och visa tydlighet och noggrannhet.
  • Var ärlig och visa hög moral och total omutbarhet.
  • Tillämpa aldrig "fri prövningsrätt"

Tillvarata kompetens

  • Ta hjälp av andra vid upprättande av kravspecifikationer och förfrågningsunderlag.
  • Upprätthålla och utveckla goda kunskaper om aktuella lagar och kommunala mål och riktlinjer.
  • Samverka med andra när volymfördelar kan uppnås.

Köp rätt kvalitet

  • Upprätta tydliga och bra kravspecifikationer och förfrågningsunderlag med utgångspunkt från behov.
  • Avvik inte från de krav som ställts i kravspecifikationer och förfrågningsunderlag i samband med utvärdering av anbud.
  • Skilj på begreppen "hög kvalitet" och "rätt kvalitet".

Upphandlingsprocessen

All offentlig upphandling ska ske utifrån Lagen om Offentlig upphandling (LOU). Upphandlingsprocessen bygger på de förutsättningar som kommunen beslutar om.

Processen kan delas in i tre delar:

  • Utformning av förfrågningsunderlag
  • Anbudsinfordran, kvalificering och utvärdering av anbud
  • Antagande av entreprenör/leverantör

Förfrågningsunderlaget är det material som anbudsgivaren får av kommunen. Förfrågningsunderlag ska innehålla:

  • En objektiv och allsidig information om förutsättningarna för upphandlingen.
  • Samtliga uppgifter som anbudsgivaren behöver för att kunna lägga anbud.
  • De krav som ställs på anbudsgivaren samt på vilka grunder som anbuden kommer att utvärderas. De krav som ställs skall vara tydliga och mätbara. Vid upphandlingar är det inte alltid priset som är avgörande vid anbudsprövningen. Enligt LOU kan antingen det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga eller det anbud som har lägst anbudspris antas. Vid tjänsteupphandlingar väljs oftast alternativet det ekonomiskt mest fördelaktiga. Det alternativet gör det möjligt att pröva anbuden med hänsyn till utvärderingskriterier som:
  • Kompetenskrav avseende personal
  • Erfarenhets krav
  • Krav avseende priser som ska lämnas
  • Miljökrav
  • Krav på referenser
  • Övriga eventuella krav

Kriterierna ska anges i förfrågningsunderlaget.

När anbudstiden löpt ut sker en utvärdering av anbuden. Den sker oftast i två steg. Först sker en prövning av om anbudsgivaren uppfyller de allmänna krav som uppställs i kvalificeringsfasen. Därefter sker utvärdering av anbud.

Kvalificeringsfasen kan innehålla följande:

  • Kontroll av att anbudsgivaren har betalt skatter, socialförsäkringsavgifter med mera.
  • Prövning av finansiell och ekonomisk ställning, företagskompetens med mera.
  • Prövning av metoder, organisation, arbetsformer med mera.

För de anbudsgivare som uppfyller kraven i kvalificeringsfasen görs en anbudsutvärdering.

Utvärdering sker om det mest ekonomiskt fördelaktiga alternativet valts utifrån de utvärderingskriterier som angivits i förfrågningsunderlaget (exempel under texten om förfrågningsunderlaget ovan). Hänsyn får inte tas till annat än vad som angivits. Kriterierna ska i normalfallet rangordnas i förfrågningsunderlaget samt viktas. Principerna för viktning i form av poängsättning bör också framgå.

Har alternativet lägsta pris valts antas den anbudsgivare som klarat kvalificeringsfasen och avgivit lägsta pris.

Det anbud som sammantaget får högsta poäng utifrån de olika kriterierna (eller lägsta pris) antas. Med antagen entreprenör/leverantör tecknar kommunen avtal. Avtalet får inte innehålla andra villkor än vad som angivits i förfrågnings-underlaget.

Ovanstående version av upphandlingsprocessen är en mycket förenklad beskrivning.

Kontakt

Per Johansson
Handläggare inköp

E-post: per.johansson2@askersund.se

Telefon: 0583-810 13

Postadress:
Kommunledningsförvaltningen
Askersunds kommun
696 82 Askersund

Besöksadress:
Stöökagatan 8

Hjälpte informationen på den här sidan dig?